Evento: planejamento ou improviso?
Os eventos sempre fizeram parte do cotidiano das pessoas. Desde a Antiguidade o homem já promovia encontros para criar e manter relações, entreter-se e até mesmo negociar. O tempo foi passando e com isso ocorrerão as modificações, mas ao invés de serem aprimorados, alguns encontros ainda são organizados a base do improviso e sem definições prévias dos objetivos a serem alcançados.
Atualmente os eventos são promovidos por diversos tipos de profissionais embora os relações públicas tenham uma formação mais completa para exercer essa função em uma organização. No entanto, todos que se interessam pela atividade devem estudar e se especializar para não cometer o erro de tratar o evento como uma parte isolada da instituição. Ao estabelecer o objetivo é preciso planejar e isso não inclui apenas os grandes eventos. Do aniversário de boneca ao casamento, o organizador que deseje garantir o sucesso do evento precisa planejar, monitorar e avaliar.
A professora doutora Cleuza Cesca indica alguns passos a serem tomados durante o planejamento: definição dos objetivos, públicos, estratégias, recursos, implantação, fatores condicionantes, acompanhamento e controle, avaliação e orçamento.
A escolha do tipo de evento também não deve ser feita de forma aleatória. A definição dos objetivos e do público que se quer atingir são alguns dos elementos que nortearão a decisão. Para que fazer um debate se o seu objetivo mesmo é esclarecer e tomar decisões com sua equipe? Faça um colóquio.
Para Cleuza Cesca, um calendário anual de eventos pode facilitar o planejamento, assim como a aquisição de verbas. As datas comemorativas do calendário brasileiro também podem sugerir novos eventos para a organização. O sucesso vai depender da criatividade e organização de cada profissional.
A origem
Os Jogos Olímpicos da Era Antiga, realizados em 776 a.C, em Olímpia, é considerado o primeiro evento da história, segundo Gilda Fleury Meirelles. Um pouco depois, em 500 a.C. surgiam as Festas Saturnálias, que hoje é o Carnaval. Já em Corinto, foi realizado o primeiro evento com caráter informativo em 377 a.C. Apesar de ser denominado de congresso, o encontro parecia mais uma assembléia, reunindo os delegados das cidades gregas.
Referências
CESCA, Cleuza. Organização de eventos: manual para planejamento e execução. SP: Summus, 2008, 9. ed.
MEIRELLES, Gilda. Evento – Um instrumento de relacionamento na antiguidade e na idade média. Disponível em: http://www.ibradep.com.br/articulista_gilda26.htm. Acessado em 04 de Novembro de 2010.
